Sistemas de reservas para tour operadores

Una vez los clientes potenciales tienen claro que tu tour es lo que están buscando, llega el momento de reservar y cerrar la venta. Ten en cuenta que en esta parte del funnel no puede haber errores, por lo que, si quieres realmente que se queden contigo, necesitas contar con un buen sistema de reservas que no te dé ningún error en esta parte tan importante del proceso. ¿Qué sistemas de reservas para tour operadores existen? Te contamos cuáles son los cuatro principales.

Qué sistemas de reservas para tour operadores existen

No todos los sistemas de reservas son iguales. Dependiendo del tipo de negocio que tengas y de cómo estés enfocando tu estrategia te vendrá mejor uno u otro. Fíjate bien en las posibilidades y decídete por el que más le convenga a tu negocio, pues las diferentes opciones no siempre son compatibles, como, por ejemplo, contar con tu propio sistema de reservas y uno externo a la vez.

Gestión «manual» de reservas a través de formularios de contacto

Tal y como te contábamos en nuestro post de consejos de marketing digital para tour operadores, sobre todo cuando están empezando, es habitual ver empresas de tours que cuentan con una web en la que hablan de las diferentes actividades que ofrecen y dan la posibilidad de contactarlas para gestionar la reserva a través de formularios.

¿Qué implica esta acción? Pues que tú, como tour operador, tengas que gestionar dichas reservas de forma manual y ofrecer fórmulas de pago menos «user-friendly» para el internauta actual, como la transferencia bancaria. Si te paras a pensarlo, a medio y largo plazo, este procedimiento resta más de lo que suma, tanto de cara al usuario como de tu propia empresa:

• Obliga al usuario a realizar el pago de un modo más «tradicional»: ten en cuenta que los turistas de hoy en día ya están acostumbrados a los sistemas de reserva y pago automatizados, así como a una experiencia de usuario limpia y fácil, por lo que este proceso puede resultarles incómodo y hasta generar en ellos cierto sentimiento de desconfianza.
• Hay un coste muy elevado del tiempo que tu equipo le dedica a la gestión de estas reservas: este se reduce con los sistemas automáticos que, además, permiten llevar esta gestión de forma más cómoda y sencilla, sin dar lugar a errores.
• Contar con un sistema de este estilo no es escalable: al principio, cuando aún tienes pocas reservas, puedes creer que eres capaz de llevar esta gestión de forma manual, pero cuando empieces a tener un volumen alto, se hará insostenible y sentirás cada vez más la necesidad de implementar sistemas automáticos.

Reservas a través de marketplaces

TripAdvisor, Civitatis, GetYourGuide o Expedia te resultan conocidos. No solo por lo que te contamos sobre los marketplaces, sino también porque este tipo de plataformas ya se han convertido en un canal de distribución en el mundo online de la venta de tours. Si tu catálogo está presente en este tipo de plataformas, ya tienes la parte del sistema de reservas resuelta, pues estos sites les permiten a los usuarios hacer las reservas directamente desde ellos.

Sistemas de reservas propios con plugins para WooCommerce

Si cuentas con tu propio WooCommerce, hay una serie de plugins que pueden venirte muy bien. He aquí algunos ejemplos de plugins eficientes para las reservas en WooCommerce:

• WooCommerce Booking: es uno de los más populares y la extensión oficial para reservas de WooCommerce. Permite a tus clientes consultar la disponibilidad de tus tours, reservar y hacer el pago de forma sencilla.
• WooTour: se trata de un plugin que complementa a WooCommerce y es ideal para reservas de tours, eventos, excursiones…, permitiendo llevar el control de las reservas de forma sencilla y notificando a los usuarios el estatus de su reserva por e-mail.
• Booking and Appointment Plugin For WooCommerce: mediante este plugin puedes convertir tu tienda WooCommerce en una plataforma en la que se pueden realizar todo tipo de reservas basadas en la fecha o el tiempo, algo muy interesante para la venta de tours y excursiones, entre otros.
• YITH Booking For WooCommerce: este plugin también ofrece la posibilidad de hacer una plataforma de reservas online, con la opción de organizar las reservas por categorías, como la fecha, la temporada, el período…
• Checkfront: existe en versión web y cuenta con una versión plugin que puede integrarse con WooCommerce y está especialmente diseñada para llevar la gestión de reservas de tours, actividades, hoteles y alquileres. Entre sus funcionalidades más destacables está aceptar las reservas incluso a través de Facebook, automatizar los pagos y las facturas y enviar e-mails de recuerdo de reservas de forma automática.

Sistemas de reservas externos o independientes

Otra opción es contar con un sistema de reservas externo o independiente con el que los clientes puedan hacer reservas desde tu propia página de forma eficiente y fiable. Dos de los más conocidos son FareHarbor y Bokun.

• FareHarbor: tu propia página web puede funcionar como una plataforma en la que los usuarios hagan reservas de tus tours, incluso desde el móvil. Esta opción te ofrece la posibilidad de incrustar calendarios, mostrar las actividades que ofreces y la opción de pago con cifrado seguro Lightframe. Puedes personalizar el sistema y adaptarlo a tu negocio y hasta ofrecer códigos de descuento, como los de Groupon o LIvingsocial, vender artículos minoristas, tarjetas de regalo…, así como aprovechar el potencial de la integración de Google Analytics para e-commerce que trae incorporada y llevar el seguimiento de las conversiones y la tasa de abandono, entre otras métricas interesantes.
• Bokun: este software de reservas online para tours y actividades te permite crear una web de reservas en cuestión de minutos o añadir motores de reserva responsive a cualquier web de forma sencilla. Así, podrás aceptar pagos con tarjeta de forma online a través de una pasarela de pago segura e incluso gestionar los reembolsos y las cancelaciones. Además, Bokun te permite  gestionar todo el contenido, como los textos, los mapas y las categorías, así como los precios, con diversas tasas y tipos de monedas, y publicar la disponibilidad en tiempo real, entre muchas otras funcionalidades.

Booking, TripAdvisor y la venta de experiencias

En los últimos años, somos testigos del notable crecimiento de los negocios de tour operadores y agencias de viaje, llegando a presentar aumentos en la facturación de entre el 2 % y el 3 %. Teniendo en cuenta las buenas cifras de éxito que presenta el campo de los tours y las experiencias, no es de extrañar que grandes empresas del sector turístico, como Booking y TripAdvisor, hayan querido ampliar sus horizontes, lanzándose a la adquisición de empresas proveedoras de experiencias y viajes, como FareHarbor y Bokun: la primera a manos de Booking y la segunda, de TripAdvisor.

¿Sabías que…?

De acuerdo con TrekkSoft, en el período de 2016 a 2018, las reservas online han aumentado de un 53 % a un 65 %.

¿Y tú? ¿Ya has decidido qué sistema de reservas es el mejor para tu negocio? Si no sabes por dónde empezar o necesitas ayuda, ponte en contacto con nosotros a través de los comentarios o de nuestro formulario de contacto. 😉